Tidstyv nr. 1 - møter?

Jon Arve Risan, Styreleder NorStella

15.11.18

Alle klager over den tiden som går med til møter. Svært få synes å gripe til konkrete tiltak som endrer forholdet. Det er skrevet betydelig med hyllemeter både om hvorfor og hvordan. De selges også. De blir kanskje lest, men de blir sjelden fulgt og evner ikke å skape varig endret adferd. 

Kunnskapskilden har sittet i mange møter. Færrest ganger har opplevelsen vært udelt positiv. Her får du derfor noen tips inspirert av HBR (Harvard Business Review) om hva som må til for å velge hvilke møter du vil delta i og dermed få bedre kontroll med bruk av egen tid. 

De møteerfarne kan allerede når innkallingen foreligger forutsi hvilket møte dette blir. Unngå de som ikke passer egen agenda. Dropp dem du kan droppe. 

Ofte er det imidlertid ikke du som bestemmer deltagelsen fordi det er en kunde det handler om eller noen høyere opp i organisasjonen har kalt deg inn. Her følger derfor noen tips om for å unngå eller i det minste forbedre et møte du helst skulle droppet for å oppretthold egen effektivitet og prestasjon:

  1. Ta stilling til på generell basis hvilke møter du prioriterer. Denne listen bør være kort. Prioriter møter der det fattes beslutninger og der det blir pekt ut strategisk retning. Resten kan du avstå fra særlig hvis temaet er oppdatering på status. I dagens virkelighet er det enn rekke verktøy som fungerer bedre enn møter for å oppnå det samme. Bruk disse. Å avstå fra et møte forutsetter at du greier å tøyle nysgjerrigheten og egne utpregede sosiale tilbøyeligheter. Ikke alle gjør det. Disse klager som regel i etterhånd over all den tid som går med til møter. I en slik sammenheng kan din unnskyldning være relasjonsbygging😊
     

  2. Det er ofte for lett å kalle inn deltakere. Slik blir innkaller sikker på representasjonen uten å ha tatt reell stilling til den. I virksomheter med helt åpne og delbare kalendre har man noen ganger mistanke om at alle som var ledig er innkalt. Blokker tider av dagen du selv vil ha kontroll på. Tren deg selv og omgivelsene til å ha respekt for disse. Ikke overdriv, da blir du for vanskelig tilgjengelig. Det kan også gi uheldige utslag. 
     

  3. Still minimumskrav til innkallingen

    a. Hva er tema, hensikt formål 4Tid (fra – til) og sted
    b. Hvem deltar og gjerne hvorfor (for å få klarlagt møterollen)
    c. Saksliste (timeboxet)
    b. Hvilke beslutninger planlegges det blir tatt under møtet 
    Denne listen hjelper deg til å avgjøre møtets viktighet i forhold til dine egne preferanser og prioriteringer. Du kan også sjekke med den som innkaller om hvorfor du er ønsket. Liker du svaret er det bare å delta. I motsatt tilfelle avstå. Er det bare deler av møtet du anser for viktig sjekk om sakslisten kan endres til din fordel. Vær ærlig på hvorfor. Det inngir respekt 

 

  4. Du kan alltid be om referatet fra et møte du avstår fra, eller sørge for å bli oppdatert på andre måter. Møteleder liker gjerne å gi kjappe oppdateringer etter       at vedkommende har skrevet referatet og fått orden på en ofte kaotisk møtelederopplevelse. Utnytt dette. 

Møter er det moderne forretningslivs akilleshæl. Undersøkelser antyder at mer enn halvparten av en medarbeiders tid (hos en som ikke prioriterer i henhold til rådene ovenfor) går med til møtevirksomhet. For mye sier du! Det sitter i veggene og møtekulturen er et vesentlig element i bedriftskulturen. Det er nok også derfor det er så vanskelig å skape varig endring. 

Husk imidlertid at dråpen uthuler ikke stenen ved sin tyngde, men blott ved at falle. Din bevisste vurdering av deltagelse er en slik dråpe som drar andre med seg. 

For deg personlig representerer en slik praksis som beskrevet at du beskytter egen tid og slipper å løpe heseblesende fra møte til møte. 

Dette gir deg økte forutsetninger for å utføre verdifullt eget arbeid og skape resultater som du blir vurdert på og belønnet for. 

Lykke til!

© 2018 by NorStella

  • White Facebook Icon
  • White LinkedIn Icon
  • Hvit Twitter Ikon